Facturation électronique : retrouver une entreprise dans l'annuaire

Pour facturer un client professionnel, la facture électronique doit porter le SIREN de l'entreprise (au minimum), sa raison sociale et son adresse exacte. Inutile de les taper : Melkal sait les retrouver dans l'annuaire officiel des entreprises françaises et remplir la fiche pour vous, sans faute de frappe.

1. À la création du client

Dans la fenêtre "Nouveau client", choisissez l'onglet "Professionnel". Le premier bloc, "Rechercher dans l'annuaire des entreprises", propose deux façons de chercher :

• Avec un numéro : tapez le SIREN, le SIRET ou le n° de TVA français de l'entreprise (celui qui commence par FR), puis cliquez sur "Rechercher". Si le numéro est faux (une erreur de frappe), Melkal vous le dit tout de suite.
• Avec le nom, si le client n'a pas son numéro sur lui : tapez la raison sociale, ou quelques mots seulement, et si possible le code postal pour cibler la bonne ville, puis cliquez sur le second bouton "Rechercher".

La fenêtre "Entreprises trouvées" s'affiche. Une entreprise peut avoir plusieurs établissements (siège, agences, magasins) : repérez le bon grâce à l'adresse, puis double-cliquez dessus ou cliquez sur "Choisir cet établissement". Un établissement fermé est signalé en rouge.

Melkal remplit alors le SIRET, la raison sociale, l'adresse et la typologie (entreprise ou organisme public). Il ne reste qu'à valider.

Une association ? L'annuaire ne dit pas si elle est assujettie à la TVA. Melkal vous le rappelle dans une fenêtre : demandez-le au client et réglez la typologie en conséquence.

Pas de numéro SIREN/SIRET/TVA ? Vous pouvez créer la fiche sans SIREN, après confirmation. Mais une facture électronique faite à un professionnel sans SIREN sera refusée : complétez la fiche dès que possible, avec le bouton ci-dessous.

Déjà dans votre App ? Si le SIRET choisi existe déjà dans une autre fiche, Melkal ne crée pas de doublon : il ouvre la fiche existante.

2. Sur une fiche client existante

Ouvrez la fiche, onglet "Identification", bloc "Entreprise, association, ou organisme public", et cliquez sur "Vérifier dans l'annuaire". C'est la solution pour remettre en ordre vos anciennes fiches.

La fenêtre affiche ce que contient la fiche, et propose deux vérifications :

• "Vérifier via le numéro (SIREN, SIRET ou n° de TVA)" : le numéro de la fiche est déjà reporté, vous pouvez le corriger ou en coller un autre si besoin.
• "Vérifier via les coordonnées" : la raison sociale et le code postal de la fiche. Si rien n'est trouvé, essayez avec moins de mots (sans "SARL" ni enseigne, par exemple).

Cliquez sur la ligne de l'établissement qui correspond, puis choisissez :

• "Reprendre ces numéros" : seuls le SIRET et le SIREN sont enregistrés. Votre raison sociale et votre adresse ne changent pas.
• "Reprendre ces numéros, la raison sociale, et l'adresse" : la fiche est remplie entièrement. C'est le bon choix si la fiche est incomplète ou approximative.

Ensuite, Melkal fait le reste pour vous :

• le SIRET et le SIREN sont enregistrés, avec la mention "✓ Numéros confirmés dans l'annuaire des entreprises" ;
• le n° de TVA intracommunautaire est calculé à partir du SIREN, s'il est vide et si c'est une entreprise (pas une association, un organisme public ou un entrepreneur individuel, souvent hors TVA). Vérifiez qu'elle est bien assujettie à la TVA ;
• la typologie d'une fiche "particulier" ou sans typologie passe automatiquement à "entreprise" ou "organisme public" ; pour une association, c'est à vous de décider.

Si le SIRET choisi appartient déjà à une autre fiche de votre base, Melkal vous le dit et vous propose d'ouvrir cette fiche : la fiche en cours garde son ancien numéro.

3. Bon à savoir

• Entreprises françaises uniquement : l'annuaire ne connaît pas les entreprises étrangères. Pour un client étranger, créez la fiche à la main et vérifiez le pays (voir Vérifier vos fiches clients).
• "Confirmé" veut dire que les numéros viennent de l'annuaire. Si vous les retapez à la main ensuite, la mention disparaît : ils n'ont plus été lus dans l'annuaire.
• Plusieurs établissements : le SIREN est celui de l'entreprise, le SIRET celui de l'établissement qui est facturé (par exemple, une seule entreprise peut avoir plusieurs boutiques, ou plusieurs restaurants, ou plusieurs usines ou centres de services, etc. Ce sont des établissements, et chaque établissement a un numéro SIRET). Choisissez celui du client que vous servez.
• "L'annuaire est occupé" : le service public de l'annuaire limite le nombre de recherches. Attendez quelques secondes et recommencez, ou créez la fiche à la main et vérifiez-la plus tard.

Détails : Fenêtre "Nouveau client" et Fiche client, onglet "Identification".