Les archives fiscales NF525

Melkal génère tout seul vos archives fiscales, chaque jour, sans aucune action de votre part. Il vous reste une seule chose à faire : les récupérer de temps en temps et les conserver en lieu sûr. Cette page explique ce qu'est une archive fiscale, ce qu'elle contient, et comment vous en occuper en quelques minutes par mois.

Qu'est-ce qu'une archive fiscale ?

La loi impose aux commerçants assujettis à la TVA d'utiliser un système de caisse qui respecte quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données d'encaissement (article 286 du Code Général des Impôts). La certification NF525 atteste que Melkal remplit ces quatre conditions.

L'archivage est la quatrième de ces conditions. Concrètement, le logiciel doit figer régulièrement les données de vente dans un fichier qui n'appartient plus au logiciel : un fichier autonome, lisible sans Melkal, signé électroniquement, que vous pourrez présenter à l'administration fiscale même plusieurs années plus tard, y compris si vous avez changé de logiciel entre-temps.

C'est cela, une archive fiscale : une photographie scellée d'une journée de caisse. Attention, ce n'est pas une sauvegarde : une sauvegarde sert à redémarrer après un incident, une archive fiscale sert à prouver, plus tard, ce qui a été encaissé. Les deux sont utiles, mais elles ne se remplacent pas.

Melkal les génère automatiquement, chaque jour

La clôture de caisse (le "Z de caisse") est automatique dans Melkal : elle est faite chaque jour vers minuit (ou à l'heure que nous avons décalée pour vous si vous travaillez la nuit ou outre-mer). Vous n'avez donc rien à déclencher, ni pour la clôture, ni pour l'archive.

À chaque clôture, dans la foulée, Melkal :

• extrait de la base toutes les données justificatives de la journée : le Z et ses grands totaux (journée, mois, exercice, avec ventilation de TVA), l'identification de votre entreprise, les pièces commerciales et leurs lignes, les paiements, les mouvements de trésorerie, les duplicatas, ainsi que le journal des traces techniques et la piste d'audit. Ce sont des données primaires, extraites telles quelles, sans aucun retraitement ;

• signe électroniquement le fichier obtenu avec la clé privée du certificat électronique de Melkal. La signature enchaîne aussi chaque archive à la précédente : une archive manquante ou intercalée dans la suite se verrait immédiatement ;

• dépose le tout dans un fichier zip daté, qui devient aussitôt téléchargeable.

Ce que contient le zip

Chaque archive est un fichier zip qui contient trois fichiers portant le même nom, à l'extension près. Par exemple, pour la journée du 15 janvier 2026, le zip archive-fiscale-2026-01-15.zip contient :

• archive-fiscale-2026-01-15.csv : l'archive proprement dite. Un seul fichier au format CSV contenant toutes les tables, encodé en UTF-8, séparateur point-virgule. Les montants sont en centimes, les taux sans virgule (10,20 % devient 1020), les dates au format international. Il s'ouvre dans n'importe quel tableur.

• archive-fiscale-2026-01-15.sig : la signature électronique du fichier ci-dessus.

• archive-fiscale-2026-01-15.txt : la notice explicative de l'archive. Elle explique comment est construit le fichier CSV et comment le lire : chaque table, chaque colonne, son type, et son équivalent dans la nomenclature "FIDELE" de la marque NF525. C'est elle qui permet à un contrôleur ou à votre expert-comptable de lire l'archive sans avoir à vous demander quoi que ce soit.

Ces trois fichiers ne se séparent jamais : c'est toujours le zip complet que vous remettez à un contrôleur ou à votre expert-comptable, et non l'un des fichiers qu'il contient. Isolé, le fichier CSV n'est plus ni vérifiable, ni documenté.

Le fichier CSV contient également la clé publique du certificat de Melkal : la signature peut donc être vérifiée à partir du seul zip, sans Melkal et sans connexion internet.

Trois niveaux d'archives

• L'archive journalière : elle contient toutes les pièces justificatives d'un Z de caisse. C'est l'archive de référence, celle qui contient le détail. Elle est générée automatiquement à chaque clôture de caisse.

• L'archive mensuelle : c'est un zip qui regroupe toutes les archives journalières d'un mois clôturé (par exemple archive-fiscale-mensuelle-2026-01.zip). C'est le format le plus commode pour conserver ou transmettre vos archives en une seule fois. Elle est préparée au moment où vous la demandez.

• L'archive de l'exercice : générée à la clôture de votre exercice, elle contient la liste signée de toutes les archives journalières de l'exercice, avec ses totaux et sa ventilation de TVA. Elle sert d'inventaire : elle prouve quelles archives doivent exister.

Comment récupérer vos archives

Il suffit de cliquer sur l'archive voulue pour la télécharger : le zip est alors enregistré dans le dossier de téléchargement de l'appareil que vous êtes en train d'utiliser. Libre à vous, ensuite, de le copier sur votre support de conservation, ou de l'envoyer à votre expert-comptable.

Le plus simple est de télécharger l'archive mensuelle une fois par mois, au moment où vous transmettez vos éléments à votre comptable. Une seule manipulation, douze fois par an, et vos obligations d'archivage sont tenues. C'est d'ailleurs ce que vous rappelle l'email du Grand Z mensuel que Melkal vous envoie.

Comment les conserver

Les archives fiscales doivent être conservées pendant la durée légale de conservation, actuellement six années, plus l'année en cours, et rester consultables pendant toute cette durée. Cette conservation est votre responsabilité, et elle commence par le téléchargement des archives : tant que vous ne les avez pas sorties du logiciel et copiées en lieu sûr, votre obligation n'est pas remplie. Melkal produit les archives, mais il ne peut pas les conserver à votre place.

Les archives restent bien sûr présentes dans Melkal, et c'est très bien, mais cela ne suffit pas : un ordinateur tombe en panne, se remplace ou se fait voler, ce n'est pas un lieu de conservation légale. La loi demande un support physique externe sécurisé.

Ce qu'il faut faire :

• Copier les zips sur un support physique externe sécurisé : disque externe, clé USB dédiée, ou espace de stockage en ligne.

• Tenir au moins deux copies, à deux endroits différents (une copie unique qui se perd, c'est une archive perdue).

• Conserver les fichiers pendant six ans, plus l'année en cours.

• Garder les trois fichiers ensemble : sans le fichier .sig, l'archive n'est plus vérifiable.

• Vérifier de temps en temps qu'un ancien zip s'ouvre encore.

Ce qu'il ne faut surtout pas faire :

• Modifier le contenu d'une archive, de quelque manière que ce soit. La moindre modification est détectée lors du contrôle de la signature électronique, qui devient alors invalide. Une archive dont la signature ne se vérifie plus est une archive qui ne prouve plus rien.

• Ouvrir le fichier CSV dans un tableur puis l'enregistrer : le tableur réécrit le fichier à sa façon et invalide la signature. Vous pouvez le consulter autant que vous voulez, mais ne l'enregistrez pas par-dessus.

• Extraire un seul fichier du zip en jetant les deux autres.

• Compter sur la sauvegarde de votre base de données pour tenir lieu d'archivage : ce sont deux choses différentes.

Vérifier qu'une archive est intacte

Vous pouvez contrôler à tout moment qu'une archive n'a pas été altérée, sans passer par Melkal. Une petite application Windows est mise à votre disposition pour cela :

• Téléchargez l'application de vérification de signature, décompressez le zip et lancez Melkal_verif_signature_archive.exe.

• Cliquez sur le bouton "Ouvrir le fichier d'archive (csv)" et désignez le fichier .csv.

• Cliquez sur le bouton "Ouvrir le fichier de signature (sig)" et désignez le fichier .sig correspondant.

• Cliquez sur le bouton "Vérifier la signature". Le résultat, "Signature valide" ou "Signature non valide", s'affiche immédiatement dans la fenêtre.

Pour les techniciens : la signature utilise RSA-PSS (RSASSA-PSS selon la RFC 8017) avec SHA-512 comme fonction de hachage. Elle est calculée sur le contenu intégral de l'archive avec la clé privée du certificat électronique de Melkal, encodée en Base64, puis vérifiée avec la clé publique contenue dans le fichier d'archive. Un prestataire extérieur peut donc refaire la vérification avec ses propres outils.

En cas de contrôle fiscal

Un agent de l'administration peut demander à consulter vos données de caisse. Vous fournissez alors :

• pour une journée : le zip de la date concernée ;

• pour un mois : le zip mensuel correspondant ;

• pour un exercice : l'archive de l'exercice, qui liste toutes les archives journalières, accompagnée des zips mensuels ;

• pour savoir lire les fichiers : rien de plus à fournir, la notice explicative (le fichier .txt) se trouve déjà dans chaque zip ;

• pour la preuve d'inaltérabilité : là encore rien à chercher, la signature (le fichier .sig) est déjà dans le zip. Vous indiquez simplement l'application de vérification de signature, et vous présentez le certificat NF525 de Melkal.

Rien n'exige que Melkal soit installé, ni que vous soyez encore client : les archives se lisent et se vérifient de façon totalement autonome.

Questions fréquentes

Une journée sans vente produit-elle une archive ?
Oui, dès lors qu'un Z est clôturé, et la clôture est automatique tous les jours. Une journée sans chiffre d'affaires reste une journée à justifier.

Dois-je supprimer les archives de mon ordinateur une fois qu'elles sont téléchargées et copiées sur un support externe sécurisé ?
Non, rien ne vous y oblige, et il vaut mieux les laisser où elles sont : elles ne prennent presque pas de place et constituent une copie supplémentaire.

Que deviennent mes archives si je change de logiciel de caisse ?
Elles restent valables et vérifiables : c'est précisément leur raison d'être. Conservez-les jusqu'au terme du délai légal, même si vous n'utilisez plus Melkal.

Et les journées antérieures à la certification NF525 ?
Elles sont gérées directement par Melkal et n'ont pas d'archive au format décrit ici. Le logiciel vous l'indique lorsque c'est le cas.