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La fermeture de la caisse et ses conséquences
Si jamais vous travaillez la nuit après minuit (bar, club, restaurant...), ou si vous travaillez outre-mer, veuillez nous contacter pour que l'on décale l'heure de clôture de caisse automatique (par exemple, pour la déplacer à 2h ou 3h du matin).
Qu'implique la clôture de caisse ?
• Lorsque Melkal ferme la caisse, cela signifie que plus aucune action ne pourra avoir lieu sur cette journée ("journée fiscale clôturée"). Les ventes, les encaissements, et les décaissements sont définitivement validés pour cette journée. Il faut donc vérifier votre caisse avant de fermer l'établissement, afin de contrôler ce qui a été fait dans la journée, de vérifier les encaissements et les décaissements, d'enregistrer éventuellement des erreurs de caisse, ou des retraits manuels (espèces...) du tiroir-caisse par exemple.• Il ne sera plus possible de faire une facture sur un ticket de caisse de cette journée.
• Si des envois en banque automatiques sont programmés (remise à zéro du total CB en caisse par exemple, ou retrait automatique des espèces du tiroir-caisse au-dessus d'un certain montant (monnaie...) que l'on garde dans le tiroir, etc.), ils sont faits au moment de cette clôture de caisse.
• Si un envoi automatique de Z de caisse par email (totaux et synthèse de la journée) et de Grand Z de caisse (totaux et synthèses du mois, lors du premier Z du mois suivant) sont programmés, ils auront lieux à ce moment-là.
• Si un export comptable automatique par email est programmé, il aura lieu à ce moment-là (et pour un export mensuel, il aurau lieu lors de la fermeture de caisse du premier jour suivant le mois à exporter).
• L'archive fiscale de la journée sera générée à ce moment-là aussi.
Que se passe-t-il si je ne retire pas l'argent de la caisse avant la fermeture
Selon vos réglages :• Soit les montants resteront en caisse, et donc se cumuleront jour après jour jusqu'à ce que vous fassiez des retraits / envois en banque manuels.
Par exemple, vous pouvez choisir pour les chèques de ne faire aucun retrait automatique. Chaque jour, vous encaissez des chèques que vous mettez dans le tiroir-caisse. Jour après jour, ces chèques se cumulent dans le tiroir-caisse (ou en sécurité dans l'arrière-boutique). Dans le fonds de caisse "Chèques" de Melkal (menu "Caisse du jour"), vous voyez le montant total de ces chèques.
Et lorsque vous voulez apporter ces chèques en banque, il suffit de faire un "envoi en banque" de ces chèques dans Melkal (menu "Caisse du jour"). Le montant total des chèques en caisse sera donc mis à zéro, une écriture comptable d'envoi en banque sera générée (si vous gérez les exports comptables), et vous pourrez donc envoyer ou apporter ces chèques à votre agence bancaire.
Nous aurions pu faire la même chose pour les espèces par exemple : conserver les espèces en boutique, et, par exemple, faire un envoi en banque en fin de semaine.
• Soit les montants en caisse seront automatiquement, au moment de la clôture de caisse, remis à zéro (par exemple pour les CB), ou conservés uniquement au-dessous d'un certain montant (par exemple, pour les espèces, on peut indiquer que l'on conserve au maximum 100€ de fonds de caisse dans le tiroir, et que le reste est chaque jour mis en sécurité ou en banque).
Le réglage peut être différent pour chaque moyen de paiement (espèces, CB...) : Menu Réglages → Magasin → Paiements.